📅 Eigene Terminbuchung direkt aus Sales Automation – DSGVO-konform und vollständig getrackt
Bisher lief die Terminbuchung über einen externen Anbieter. Ab sofort habt ihr eure eigenen Buchungslinks direkt in Sales Automation – mit eigenem Branding, eigenen Formularfeldern und automatischen Erinnerungen. Der entscheidende Punkt dabei ist nicht nur der Komfort. Es geht um Datenschutz, um Conversion und darum, dass jeder gebuchte Termin sauber in eurer Statistik landet. 🇩🇪
Was ist neu?
🔗 Eigene Buchungslinks anlegen
Unter Meetings erstellt ihr eure Buchungslinks selbst. Konfigurierbar sind unter anderem:
🎨 Eigenes Logo – der Link trägt eure Marke, nicht die eines Drittanbieters
📝 Individuelle Formularfelder – fragt genau das ab, was ihr im Termin braucht
🌍 Sprache und Zeitzone des Formulars
👥 Anzahl der Teilnehmer
🕐 Arbeitszeiten, innerhalb derer Termine buchbar sind
🔗 Teams-Link zur automatischen Einbindung
🌐 Direkt auf eurer Website einbindbar
Die Links lassen sich in eure eigene Website einbetten. Interessenten buchen direkt bei euch, ohne auf eine fremde Seite weitergeleitet zu werden.
🔔 Automatische Erinnerungen
Zu jedem gebuchten Termin verschickt das System automatisch Erinnerungen. Das ist einer der wirksamsten Hebel gegen Terminausfälle – und ihr müsst nichts dafür tun.
🎙️ Meeting Notetaker steigt automatisch ein
Wenn ihr den Meeting Notetaker aktiviert habt, tritt er automatisch den über eure Buchungslinks vereinbarten Terminen bei. Kein manuelles Einladen, kein vergessenes Transkript.
🇩🇪 ## Warum wir das selbst gebaut haben
Das ist der Teil, den ihr euren IT-Abteilungen erklären können solltet.
Hosting und Verantwortung in Deutschland
Unser System wird vollständig in Deutschland gehostet und betrieben. Es gibt keinen zwischengeschalteten Drittanbieter mehr, mit dem Kalenderdaten geteilt werden. Die Verbindung läuft direkt zwischen Sales Automation und eurem Google- oder Microsoft-Kalender.
Das ist ein echter Unterschied: Beim bisherigen Anbieter lagen Daten auf US-Servern. Und dieser Anbieter stellt seine EU-Instanz ein.
🔐 Transparenz zu den Zugriffsrechten
Damit ihr gegenüber eurer IT sauber argumentieren könnt, hier offen, was das System technisch kann und warum:
Um einen Termin zu buchen, muss das System freie Slots in eurem Kalender lesen und Termine eintragen können. Wenn ein Termin verschoben oder abgesagt wird, muss es Einträge auch ändern und löschen können. Diese Rechte sind für die Funktion notwendig.
Was wir damit nicht tun: Wir lesen eure Kalender nicht aus, um KI-Modelle zu trainieren. Wir analysieren keine Termin- oder Verhaltensmuster. Und eure CS-Manager sehen keine Termine, die außerhalb unseres Systems in eurem Kalender stehen. Die technische Schnittstelle könnte das – aber niemand tut es, und es gibt dafür keine Oberfläche.
🛡️ Bei großen Unternehmen: Admin-Freigabe nötig
In größeren Organisationen kann die Kalenderverbindung nicht immer eigenständig hergestellt werden. Microsoft und Google zeigen dann einen Hinweis, dass die Organisations-Administration den Zugriff freigeben muss.
Das bedeutet: Drei Klicks. Und wenn dazwischen ein Hinweis erscheint, einfach lesen und dem folgen, was dort steht. Mehr ist es nicht.
📊 ## Und die Zahlen?
Alle über eure Buchungslinks vereinbarten Termine werden automatisch getrackt und erscheinen in eurer Meetings-Übersicht und im Dashboard.
Wichtig zu wissen: Bestehende Termine, die über das bisherige System gebucht wurden, bleiben erhalten und weiterhin sichtbar. Es gehen keine Daten verloren.
⚠️ Eine Einschränkung, die ihr kennen solltet: Damit ein Termin einem Lead zugeordnet werden kann, muss das System die Person eindeutig erkennen – etwa über die E-Mail-Adresse. Wenn jemand einen Termin bucht, der nicht in eurem System existiert, kann er nicht automatisch zugeordnet werden. Für diese Fälle arbeitet ihr wie gewohnt mit den Meeting-Labels in der Inbox.
🔮 ## Was als nächstes kommt
KI bucht direkt in den Kalender – sobald ein Lead in der Inbox Interesse an einem Termin signalisiert, kann die KI direkt einen freien Slot in eurem Kalender vorschlagen und buchen. Das ist gerade in Umsetzung.
Eigene Domains – statt einer Sales-Automation-Adresse künftig eure eigene, z.B. book.eurefirma.de.
Round-Robin-Verteilung – Termine automatisch auf mehrere Teammitglieder verteilen.
Notetaker-Steuerung pro Link – festlegen, ob der Notetaker automatisch beitritt oder nicht.
Fazit
Terminbuchung, die euch gehört. 🎯 Eigenes Branding, Hosting in Deutschland, automatische Erinnerungen und saubere Statistik – ohne zusätzlichen Anbieter dazwischen.
Was ihr jetzt tun könnt: Legt euren eigenen Buchungslink an und verbindet euren Kalender. Bei Fragen zur Freigabe durch die IT unterstützt euch euer Ansprechpartner. 💬